- Wydawnictwo Instytutu BiRM stosuje najwyższe kryteria zasad etycznych w swoich publikacjach i oczekuje ich rygorystycznego przestrzegania od autorów prac. Dotyczą one w równym stopniu pracy twórczej jak i procedur wydawniczych.
- Standard podstawowych praktyk został opracowany w 2017 roku przez Committee on Publication Ethics (COPE), Directory of Open Access Journals (DOAJ), Open Access Scholarly Publishers Association (OASPA) i World Association of Medical Editors (WAME) w celu określenia zasad przejrzystości i najlepszych praktyk wydawnictw o charakterze naukowym. Zasady etyki wydawnictwa Instytutu BiRM bezpośrednio odwołują się do tych wytycznych i mają za zadanie przeciwdziałać nieuczciwości, gwarantować poszanowanie prawa autorskiego oraz (w ostatecznym efekcie) publikować wiarygodne materiały stanowiące źródło rzetelnej wiedzy.
- Wydawnictwo Instytutu BiRM otrzymany od autora tekst weryfikuje pod kątem celowości wydania, zgodności z założeniami Instytutu, precyzyjnego określenia autorów, współautorów i osób biorących udział w pracy nad materiałem oraz instytucji wspomagających (również finansowo) powstanie dzieła.
- Praca zweryfikowana przez Instytut zostaje poddana analizie przy zastosowaniu programów antyplagiatowych i następnie skierowana do niezależnej recenzji. Wszelkie zastrzeżenia wynikające z analizy programów, jak i recenzje, zostają przekazane autorowi umożliwiając mu ustosunkowanie się do ewentualnych wątpliwości, odpowiedź i wprowadzenie akceptowanych poprawek lub uzupełnień.
- Po otrzymaniu wszystkich materiałów, zespół Instytutu kwalifikuje pracę do publikacji. Na każdym etapie autor może odstąpić od zamiaru publikacji przy zachowaniu pełnej poufności przebiegu procesu wydawniczego i bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Wobec rezygnacji autora Instytut nie będzie publikował całości lub fragmentów dzieła i recenzji będących w posiadaniu Instytutu. Za zgodą stron możliwa jest publikacja w innej, precyzyjnie określonej formie i zakresie z ewentualnym uwzględnieniem portalu Instytutu BiRM.
- Po zakwalifikowaniu dzieła Wydawnictwo Instytutu BiRM zobowiązuje się do jego profesjonalnej, zgodnej ze współczesnymi standardami publikacji. Po przełamaniu tekstu i opracowaniu materiału ilustracyjnego autor otrzymuje plik *.pdf do korekty autorskiej i autoryzacji. Akceptacja dzieła w jego ostatecznej postaci dotyczy wszystkich współautorów i twórców materiału ilustracyjnego, o ile taka zgoda jest wskazana i wynika z ogólnych zasad prawa autorskiego.
- Autor przekazuje do Wydawnictwa Instytutu BiRM pracę w pełni oryginalną, nie będącą plagiatem lub autoplagiatem, nie obciążoną elementami ghost authorship i guest authorship, czyli pominięciem autorstwa lub uwzględnieniem osób niebiorących udziału w powstaniu dzieła.
- Autor jasno określa wszystkich współautorów i fragmenty dzieła będące wynikiem ich pracy. Pochodzenie, prawa autorskie i licencje materiału ilustracyjnego powinny być precyzyjnie sformułowane w sposób umożliwiający ich podpisanie. Jeśli w powstaniu koncepcji merytorycznej, w ramach współpracy lub na końcowym etapie oceny i poprawek brały udział inne osoby – powinny one zostać przez autora uwzględnione. Obowiązkiem Wydawnictwa Instytutu BiRM jest umieszczenie kompletnej informacji o genezie dzieła i poszanowanie praw wszystkich w nie zaangażowanych.
- Materiały, recenzje i opinie o publikacjach Wydawnictwa Instytutu BiRM są dostępne na stronie internetowej. Wydawnictwo publikuje również sygnowane posty i listy nadchodzące w związku z konkretnymi publikacjami. Spory, zarzuty, wątpliwości i sugestie są weryfikowane i rozstrzygane przez Kolegium Instytutu BiRM z możliwością powołania zewnętrznych ekspertów i autorytetów w danej dziedzinie nauki. Efekt prac Kolegium jest jawny po uwzględnieniu i ocenie stanowiska autora.
- Wszelkie umowy, akceptacje, wymiana informacji pomiędzy autorem a wydawnictwem wymagają formy pisemnej z uwzględnieniem korespondencji elektronicznej pochodzącej z identyfikowalnego źródła.