Telepraca a praca zdalna – aspekty prawne.

Pojęcie telepracy znane jest ludzkości od czasów, kiedy pojawiły się urządzenia umożliwiające taką pracę, a w szczególności urządzenia do łączności w tym komputery i internet.

Przed wyjaśnieniem różnicy między telepracą i pracą zdalną będę używał określenia: praca poza siedzibą pracodawcy.

Ponieważ telepraca i praca zdalna – zgodnie z polskim porządkiem prawnym to nie tożsame określenia – postaram się przedstawić oba rodzaje pracy, scharakteryzować je oraz przedstawić zalety, wady i ich specyfikę prawną. Wskażę również na zagrożenia jakie wynikają z takich rodzajów pracy dla pracowników oraz pracodawców.

Mimo, że staram się być na bieżąco z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, BHP, prawa pracy oraz innych, które wykorzystuję podczas szkoleń i wykładów – przyznam, że na początku roku 2020 dałem się zwieść, że oba te określenia czyli: telepraca i praca zdalna – to te same zjawiska tyle, że różnie nazywane. Wielokrotnie spotykałem się z nieznajomością nomenklatury prawnej, w tym u różnego rodzaju decydentów, co powodowało zamieszanie i różne interpretacje podejmowanych działań.

W związku z rozpoczęciem roku szkolnego media w sposób szczególny zajmują się pracą nauczycieli i nauczaniem przez internet. Miedzy innymi w związku z nauczaniem przez internet media rozpisują się o pracy zdalnej i telepracy. W Polsce nauczaniem w szkołach zajmuje się zawodowo około 600.000 osób. Wykładowców akademickich trudno policzyć, ponieważ uczelnie poza etatowymi pracownikami zatrudniają „dochodzących” wykładowców, którzy prowadzą zajęcia ze specyficznych tematów lub zatrudniani są na umowę-zlecenie. W 2018 roku było ich ponad 90.000. Niestety z roku na rok spada ilość wykładowców wyższych uczelniach, co spowodowane jest głównie niskimi stawkami oferowanymi za prowadzone zajęcia.

Pracę nauczycieli czy wykładowców komplikuje fakt, że nauczanie przez internet może być realizowane wobec uczniów/słuchaczy z miejsca zamieszkania pracownika lub z miejsca pracy: szkoła, uczelnia itp.

Telepraca i praca zdalna w przepisach prawa.

Telepraca.

USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (z późniejszymi zmianami).

Rozdział II b

Zatrudnianie pracowników w formie telepracy

Art. 67.5. [Telepraca; telepracownik]

§ 1. Praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (telepraca).

§ 2. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych w § 1 i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Art. 67.6. [Ustalenie warunków stosowania telepracy; wniosek o wykonywanie pracy w formie telepracy]

§ 1. Warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

§ 2. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

§ 3. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia, zgodnie z § 1 i 2, pracodawca określa warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

§ 4. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

§ 5. Wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, niezależnie od zawarcia, w trybie przewidzianym w § 1-4, porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie.

§ 6. Pracodawca uwzględnia wniosek pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3, o wykonywanie pracy w formie telepracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

§ 7. Przepis § 6 stosuje się do pracowników, o których mowa w art. 142.1 § 1 pkt 2 i 3, również po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.

Art. 67.7. [Uzgodnienie stosowania telepracy]

§ 1. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w warunkach określonych w art. 67.5, może nastąpić:

1) przy zawieraniu umowy o pracę albo

2) w trakcie zatrudnienia.

§ 2. Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy w formie telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, w umowie dodatkowo określa się warunki wykonywania pracy, zgodnie z art. 67.5.

§ 3. W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy, na określone zgodnie z art. 67.5, może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy.

§ 4. Nie jest dopuszczalne powierzenie wykonywania pracy w formie telepracy na podstawie art. 42 § 4.

Art. 67.8. [Zaprzestanie stosowania telepracy]

§ 1. W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy, zgodnie z art. 67.7 § 1 pkt 2, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

§ 2. Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie terminu określonego w § 1, pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić ten wniosek.

§ 3. Po upływie terminu określonego w § 1 przywrócenie przez pracodawcę poprzednich warunków wykonywania pracy może nastąpić w trybie art. 42 § 1-3.

Art. 67.9. [Niemożność wypowiedzenia umowy o pracę z powodu odmowy telepracy]

Brak zgody pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy, w przypadku określonym w art. 67.7 § 3, a także zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy na zasadach określonych w art. 67.8, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Art. 67.10. [Dodatkowe informacje dotyczące telepracy]

§ 1. Jeżeli podjęcie pracy w formie telepracy następuje zgodnie z art. 67.7 § 1 pkt 1, informacja, o której mowa w art. 29 § 3, obejmuje dodatkowo co najmniej:

1)określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika;

2)wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w art. 677 § 1 pkt 2, pracodawca przekazuje na piśmie telepracownikowi informacje określone w § 1 pkt 1 i 2, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.

Art. 67.11. [Obowiązki pracodawcy wobec telepracownika]

§ 1. Pracodawca jest obowiązany:

1) dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,

2) ubezpieczyć sprzęt,

3) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,

4) zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu – chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie, o której mowa w § 2.

§ 2. Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności:

1) zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego;

2) zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy;

3) sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

§ 3. W przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67.6, lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Art. 67.12. [Zasady ochrony danych]

§ 1. Pracodawca określa zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadza, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

§ 2. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych, o których mowa w § 1, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Art. 6713. [Porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej]

Telepracownik i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Art. 67.14. [Kontrola telepracownika w miejscu wykonywania pracy]

§ 1. Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy.

§ 2. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

1) wykonywania pracy,

2) w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,

3) w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

§ 3. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

§ 4. Pierwszą kontrolę, w zakresie określonym w § 2 pkt 3, przeprowadza się, na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

Art. 67.15. [Równe traktowanie telepracownika]

§ 1. Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy.

§ 2. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Art. 67.16. [Dostęp do zakładu pracy]

Pracodawca umożliwia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Art. 67.17. [BHP w domu pracownika]

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki określone w dziale dziesiątym, z wyłączeniem:

1) obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4;

2) obowiązków określonych w rozdziale III tego działu;

3) obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych, określonego w art. 233.

Praca zdalna.

USTAWA z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Rozdział 2

Przepisy szczegółowe

Art. 3.2 [Polecenie wykonywania pracy zdalnej]

1. W celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do funkcjonariuszy służb wymienionych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.

3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.

8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Jak łatwo zauważyć określenia: telepraca i praca zdalna mają zupełnie różnie zdefiniowane prawa i obowiązki stron umowy o pracę. Czy oznacza to, że praca zdalna rządzi się innymi prawami? Czy pracownik zdalny oraz pracodawca pracownika zdalnego mają inne obowiązki i prawa? Nie do końca. Ustawodawca niefortunnie sformułował pojęcie pracy zdalnej w związku z wprowadzaniem rozwiązań mających na celu rozwiązywanie problemów z pandemią koronawirusa COVID-19. Nie zamierzam oceniać, czy wprowadzenie pojęcia praca zdalna – nieznanego dotychczas w Kodeksie Pracy było zabiegiem celowym mającym ograniczyć obowiązki i nakłady pracodawcy zwłaszcza pracodawcy państwowego. Mam nadzieję, że ustawodawca nie zamierzał intencjonalnie przenieść ciężar finansowy, prawny i intelektualny na pracownika.

Jeśli nawet taki był zamiar – to jak mi się wydaje mało skuteczny. Jestem przekonany, że rozwiązania opisane w rozdziale II b Kodeksu Pracy (telepracownik) należy stosować również do pracownika zdalnego.

Moje przekonanie wynika m.in. z faktu, że w ustawie o zwalczaniu COVID-19 – używa się określeń: pracodawca, pracownik, umowa o pracę – oznaczają, że mamy do czynienia z relacjami, które sankcjonuje Kodeks Pracy w którym przypominam występuje pojęcie telepracownika, a które mogło zostać wykorzystane w warunkach braku normalności w wykonywaniu pracy.

Niektóre zapisy ustawy „kovidowej” m.in. pkt. 4. Art. 3 „Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca” są tożsame z Kodeksem Pracy (art. 67.11).

Wychodząc z założenia, że pojęcia: telepraca i praca zdalna należy rozumieć tak samo, to oznacza, że również kwestie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną danych osobowych, ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa czy ochroną informacji niejawnych powinny być w obu przypadkach traktowane jednakowo.

Ochrona danych osobowych podczas telepracy, pracy zdalnej.

Jakie zagrożenia dla ochrony danych wynikają np. dla nauczyciela, który nie otrzymał sprzętu i wsparcia informatycznego od pracodawcy?

Prywatny sprzęt nauczyciela, czy innego pracownika nie zawsze jest właściwie chroniony zaporami sprzętowymi i programami takimi jak firewall, antywirus itp. Często trudno będzie jednoznacznie określić tożsamość osoby, która loguje się do kontaktu. Może to prowadzić do pozyskania danych osobowych lub tajemnicy przedsiębiorstwa przez osoby nieuprawnione. Poza problemami technicznymi w pracy poza siedziba pracodawcy dochodzą inne – związane np. z psychologią. Praca bez bezpośredniego nadzoru wymaga większej mobilizacji pracownika, samodyscypliny, zdolności skupienia na zadaniu, co może być trudne kiedy np. w pomieszczeniu znajdują się inni domownicy, zwierzęta domowe, media takie jak radio, TV itp. Rodzi to problemy m.in. z rozliczalnością pracownika.

Poza zagrożeniami są oczywiście również plusy pracy na odległość dla pracodawcy i pracownika. Zatrudnienie zdalnego pracownika może być okazją dla pracodawcy na pozyskanie specjalistów, którzy mieszkają daleko od siedziby firmy. Zdalny pracownik to ograniczenie kosztów. Pracodawca nie musi organizować mu miejsca pracy w siedzibie firmy i zapewniać sprzęt (jeśli podpisze umowę o korzystaniu ze sprzętu pracownika i ustali ekwiwalent). Współpraca z wieloma specjalistami, z różnych zakątków Polski i świata może wzbogacić firmę o wiedzę i doświadczenie szerszego grona ludzi. Wiedza pracownika może wnieść wartości dodane, dzięki którym firma się rozwinie.

Praca zdalna – minusy dla pracodawcy

Podstawowym problemem jest kwestia zaufania. Pracodawca nie ma pełnej kontroli nad pracownikiem zdalnym, nie może w 100 % nadzorować, czym zajmuje się pracownik w domu.

Ponadto praca w biurze to nie tylko wykonywanie zadań. Dla przedsiębiorstwa ważna jest atmosfera, relacje międzyludzkie – wszystkie te elementy tworzą firmę i jej kulturę organizacyjną. Integracja zespołu sprawia, że pracownik utożsamia się z firmą, instytucją, liczy się wspólne dobro, rozwój firmy, a nie tylko indywidualny rozwój i osobiste cele zawodowe.

Dla zwiększenia bezpieczeństwa pracy na odległość – ważne jest zrozumienie i porozumienie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem oraz wyposażenie tego ostatniego w odpowiednie narzędzia pracy, w tym w wiedzę o sposobie pracy i zagrożeniach w niej występujących.

Praca zdalna czy telepraca – obie te formy wymagają sporządzenia odpowiedniej dość szerokiej dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych, obejmującej różnego rodzaju procedury, polecenia pracy zdalnej, zmiany regulaminów, określenie zasad ochrony danych. Samodzielne jej wykonanie przez przedsiębiorstwo czy instytucję bez zaangażowania inspektora z dużą wiedzą o aktualnych przepisach, zagrożeniach cybernetycznych i ochronie danych osobowych nie jest możliwe. Należy korzystać ze szkoleń dla pracodawców organizowanych przez osoby mające na ten temat obszerną wiedzę, gdyż jak uczy lektura kar nałożonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – szkolenia są nie tylko wymagane ale też zdecydowanie tańsze niż kary. Takie szkolenia znajdziecie na stronie SDirect24.

Zawsze warto też korzystać ze strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdzie okresowo zamieszczane są wytyczne dotyczące telepracy i pracy zdalnej np. dotyczące pracy zdalnej nauczycieli.

https://uodo.gov.pl/pl/434/1540